Az egy vállalkozást irányító rendszer, mely a klíma és hőszivattyús rendszereket telepítők és forgalmazók számára készült. Célja hogy egy kézben legyen a beszerzéstől egészen a kivitelezésig minden. Egy rendszer, mely kimondottan a klímás és hőszivattyús cégeknek készült, webshopos modullal a direktértékesítés segítésére. Többféle előfizetési mód, rengeteg lehetőség, bővíthető szolgáltatások.
A rendszer főbb területei
Vállalati CRM, értékesítési terület
A rendszer ügyfélkapcsolati területe (CRM) lehetőséget ad az érdeklődők/partnerek személyes/céges adatainak nyilvántartására, és a velük való kommunikáció lefolytatására. A rendszer jogosult felhasználóinak lehetősége van a partneradatok elérésére, bővítésére, módosítására, és a velük kapcsolatos folyamatok menedzselésére. A rendszer ezen területe fontos szerepet játszik a további munkafolyamatokban, és adatot szolgáltat szinte összes további modul számára.
A rendszerből a nyilvántartott adatok kiexportálhatóak XML formátumban.
Értékesítési folyamatok támogatása
Az értékesítési modul segítségével a CRM rendszerbe rögzített érdeklődők számára készíthető árajánlat. Az elkészített ajánlat teljes élettörténete menedzselhető a rendszeren keresztül, így megkönnyítve az értékesítők munkáját. Az árajánlat készítése egy többlépcsős folyamat, ami a vevő alapigényeinek felmérése után egy tájékoztató árajánlatból, majd ennek elfogadása esetén egy helyszíni felmérést követő pontosított ajánlatból áll. Ezen ajánlatnál lehetőség van egyedi, vagy általános kedvezmény adására is, akár termékszinten, akár a teljes összeget tekintve. Az ajánlat elfogadása esetén a rendszer automatikusan szerződést generál, és ennek aláírása után megkezdődik az engedélyeztetési, majd ezt követően a készre szerelési folyamat. Sikeres műszaki átadás után a rendszer automatikusan legenerálja a szükséges műszaki dokumentációkat, és mindezeket elektronikusan elérhetővé teszi a vevő számára.
Kontrolling
Minden rendszer egyik fő kritériuma a munkafolyamatok megkönnyítése mellett, hogy a benne tárolt adatokból a vezetőség döntéseit elősegítő információk legyenek kinyerhetőek. A vezetőségnek lehetősége van a különböző évek/hónapok értékesítési adatainak több szempont szerinti összehasonlítására mind értékben, mind darabszámban akár egymással.
Beszerzés és logisztikai terület
A rendszer széles körű támogatást nyújt az értékesített és szereléskor használt cikkek nyilvántartására. A rendszerben szereplő termékeket csoportokba lehet rendezni, az alapadatokon kívül, a beszerzési/értékesítési árak, és ha rendelkezésre áll, az egyedi gyártási számokat is le lehet tárolni. A rendszer lehetőséget ad raktárankénti készletszint figyelésre, és minimális darabszám alá csökkenő termékeknél automatikus figyelmeztetést is ad. A szerelőcsoportok által felvett, fel nem használt anyagok visszavételezhetők a raktárakba. Alapszintű leltárkezelési funkcióival lehetőséget ad a nyilvántartott készlet leltár szerinti korrekciójára.
Táv-, és csoportmunka támogatása
A rendszer egyik központi eleme az értékesítési folyamatban résztvevő szereplők munkájának összehangolása. A rendszer ezen részei jelszóval védett, titkosított adatkapcsolaton keresztül érhető el, és minden résztvevő a rendelkezésre álló adathalmazból csak a rá tartozó adatokat érheti el. A modul fő célja, hogy a régebbi papír alapú felméréseket, dokumentumokat elektronikusan lehessen kezelni, rögzíteni, és ezáltal bárhonnan elérni. A folyamat résztvevői feladataik elvégzésé után azt minden további információval együtt rögzítik a rendszerbe, ami ezt követően automatikusan értesíti a következő felelős résztvevőket a teendőikről.
Workflow management
Mint az értékesítési folyamatok támogatása résznél már említésre került, a rendszer egyik alapvető célja a szerelési folyamat minél magasabb szintű automatizálása. A modul célja, hogy az munkafolyamat során mindig ismert legyen, ki a felelős a következő részfolyamatért, annak mi a határideje, és pontosan mit is kell csinálnia. A munkafolyamat lépéseiben elvégzett munkát a rendszer és a felhasználók folyamatosan dokumentálják, az bármikor visszanézhető, kereshető. A rendszer nagyrészt automatikusan határozza meg a következő lépés felelősét, de több lehetőség esetén a jogosult személyeknek lehetősége van ezt befolyásolni, módosítani. Az egyes részfolyamatok tipikusan szerepkörökhöz köthetők, így ezek nyilvántartása alapelvárás a rendszer felé. A rendszer a munkafolyamat minden lépése során csak a végrehajtó szerepkör számára szükséges információkat biztosítja a felhasználó felé.
A különböző szerepkörök az általuk használt funkciókat felhasználószintű azonosítás után (és ezen keresztül az információt) böngészőn keresztül érhetik el bárhonnan, és tevékenységüket is így rögzítik a rendszerbe. Egy-egy részfolyamat elkészülte után a rendszer automatikusan értesítést küld a következő felelős szerepkörhöz tartozó felhasználóknak.
Elektronikus adatkezelési rendszer
A rendszer által kezelt összes dokumentum elektronikus formában (PDF, JPG) tárolásra kerül az rendszer szerverein, ezzel biztosítva, hogy bármikor, bárhonnan elérhetőek legyenek a jogosultak által, és minimalizálásra kerüljön az adatvesztés kockázata. A szerelési, értékesítési folyamat során minden résztvevő közvetlenül a rendszerbe rögzíti a felmért adatokat, a fényképes dokumentációkat. A vevő ezek közül a számára készült dokumentumokat online felületen elérheti, igény szerint letöltheti.
Minden dokumentum létrehozó felhasználóval, típussal, leírással és időbélyeggel kerül ellátásra, amely alapján könnyen kereshetővé válik a később elérés esetén. Egyes dokumentumok esetén (ajánlat, szerződés) ügykezelési határidő is megadható. A rendszer automatikusan rendszerezi egy ajánlathoz, vagy egy ügyfélhez tartozó dokumentumokat, így azok áttekintése nagyon egyszerű. A határidővel ellátott, nem véglegesített dokumentumok (árajánlat, szerződés) határidő figyelése automatikusan történik, azok lejártakor értesítés érkezik a felelősök számára a rendszeren keresztül.
A rendszer a különböző szerepkörök számára a rájuk tartozó dokumentumokat biztosítja csak, így elkerülve, hogy egyes szereplők esetleg rájuk nem tartozó információhoz juthassanak.
Tudásmenedzsment
A rendszer fontos sarokköve, hogy a munkafolyamat során összegyűlt tapasztalatokat a belső felhasználók rögzíthessék, hogy az a folyamat többi résztvevője számára információt szolgáltasson, illetve későbbi hasonló esetek esetén újra felhasználható legyen. Ennek érdekében a felhasználók dokumentumokat készíthetnek az egyes szerelési folyamat során szerzett tapasztalataikról. Ezekhez a dokumentációkhoz a jogosult személyek megjegyzéseket fűzhetnek, ezek alapján pedig az elkészült dokumentum utólag módosítható. A korábbi verziók letárolásra kerülnek, így igény esetén azok is hozzáférhetőek. A dokumentumok egy erre alkalmas felületen több szempont szerint is kereshetők. Természetesen minden felhasználó bejelentkezés után csak a szerepkörének megfelelő adatokhoz férhet hozzá.
Szolgáltatásmenedzsment
Cégünk a rendszer bevezetés előtti és utáni partnertámogatást nagyon fontosnak tartja. A megfelelő modulok tervezése előtt részletesen felmértük partnerünk igényeit, jelenlegi munkafolyamatait, a résztvevő szereplőket. A megismert munkafolyamatot elemeztük, a szükséges helyeken a gördülékenyebb rendszerhasználat érdekében változásokat javasoltunk. A rendszer tervezése során több körös tervezői meetingeken véglegesítettük a rendszer alapjait. Ez alapján előállt egy funkcionális rendszerterv, amely a fenti modulok részletes leírását tartalmazza. A kommunikációhoz egy olyan rendszert használunk, amely biztosítja a párbeszéd hozzászólásainak hosszú távú tárolását, visszakereshetőségét, kategorizálását modulonként, működési területenként.
A rendszer bevezetése után is ez lesz a fő kommunikációs platform. A platform lehetőséget ad a jövőbeni funkcionalitás tervezésére (az első verzióhoz hasonlóan), az esetleges rendszerhibák bejelentésére, az így létrejött igény/hibajegyekre történő kapacitástervezésre, a hibajegyek javítási verziókba foglalására. A rendszer jogosultsági szintekkel van ellátva, amely biztosítja, hogy minden résztvevő a részére elérhető információkhoz férhessen hozzá.
Az elkészülő újabb szoftververziók előzetes tesztelés után kerülnek átadásra a végfelhasználók felé, a különböző verziók között bizonyos keretek között lehetőség van az oda-visszaváltásra.
Elektronikus adatkapcsolati modul
A rendszer alapadati (partnertörzs, cikktörzs, rendelésállomány) mind exportálhatóak XLS formátumban más rendszerbe történő átemelés céljából.
Ugyanígy külső rendszerekből is tud a rendszer adatokat (partner, cikktörzs, készletinformációk) fogadni, a megadott formátumokban.
Jogosultságkezelés
A rendszer felhasználói mind saját belépési kódokkal rendelkeznek, amellyel történő belépés után elérhetik a rendszer számukra engedélyezett adatait. A munkafolyamat során minden egyes felhasználó a szerepkörének megfelelő adatokhoz férhet csak hozzá.
Mobil technikát használó megoldás
A rendszer minden része elérhető interneten keresztül mobil eszközről (telefon, tablet, laptop). A mobil eszközön végzett módosítások közvetlenül a rendszer fő adatbázisba kerülnek tárolásra. A rendszerbe történő beléptetés a benti irodai körülményekhez hasonlóan felhasználónév/jelszó párossal történik. A kommunikáció titkosított csatornán keresztül folyik, a mobil képernyők optimalizálva vannak az adott eszközre.
